Cinque righe, un criterio e una slide rifatta alle sette di sera, per smettere di lavorare due volte.
La slide delle sette
Capita a tutti (mi sono sempre detta)…quella sera in cui rimani da solo in ufficio, senti le ultime sedie che scivolano, le ultime battute in corridoio e l’ ascensore che arriva quando ormai nessuno lo aspetta più…e invece tu sei lì, a rispondere all’ultima mail o davanti a una slide che un collega ti ha consegnato nel pomeriggio, con un font un filo diverso dagli altri e tre punti elenco di cui uno è sempre di troppo.
L'avevi delegata tu quella presentazione, con grande slancio e una frase che di solito è più o meno così, «ci pensi tu, mi fido», e alle sette di sera la rifai da capo, allineando margini che nessuno ha chiesto di allineare e che nessuno probabilmente noterà, con la convinzione adorabile e un po' ridicola di stare facendo un favore a tutti.
A me capita spesso, e di solito mi lascia quella sensazione di aver chiesto a qualcuno di cucinare e di essere poi andata a lavare le stesse pentole, solo per controllare che fossero davvero pulite.
Il «faccio prima» che costa il doppio
Il «faccio prima» è una frase onestissima, perché sul momento è quasi sempre vero: spiegare richiede dieci minuti, rifare ne richiede venti, e l'aritmetica della sera sembra darti ragione. Il conto arriva più tardi e va letto su colonne diverse, perché nella mia colonna c'erano due ore di lavoro al posto di una, in quella del collega c'era un lavoro tornato indietro senza che nessuno gli dicesse il perché, e in quella del team restava scritto, senza che nessuno l'avesse mai pronunciato, che tanto alla fine qualcuno sistema.
Ho dovuto ammettere, e non è stato un pensiero piacevole da portarsi a casa, che rifacevo per paura che venisse male e che quella paura riguardava il mio nome sotto la slide molto più della slide stessa.
La scimmia sulla scrivania
Mi è tornata in mente un'immagine che circola nei corsi di management da una cinquantina d'anni, quella della scimmia di William Oncken, che Ken Blanchard e Hal Burrows hanno poi ripreso in The One Minute Manager Meets the Monkey.
Nella mia lettura funziona così: ogni problema che un collaboratore ti porta è una scimmia, e nel momento in cui rispondi «ci penso io» la scimmia cambia spalla e viene a sedersi sulla tua, con l'effetto che a fine settimana ti ritrovi uno zoo sulla scrivania e un team che nel frattempo ha un sacco di tempo libero.
La parte che mi ha fatto sorridere amaramente è che ogni scimmia ha un proprietario, e che il mestiere del responsabile consiste soprattutto nell'accorgersi di chi sia quello giusto prima di prenderla in braccio per gentilezza.
Cinque righe e dieci minuti
Il criterio che uso adesso sta in una frase sola, che però ha richiesto parecchie sere per arrivare: deleghi il risultato e lasci i passaggi a chi lo fa.
Lo strumento costa dieci minuti e si fa prima di consegnare il lavoro: prendi un compito che hai ancora in mano e che potresti passare, un foglio, e scrivi cinque righe. La prima dice il risultato atteso, cioè che cosa deve esistere a fine lavoro; la seconda dice come riconoscerai che è fatto bene senza doverlo rifare; la terza fissa una scadenza con un giorno e un'ora precisi; la quarta mette un solo punto di controllo, a metà strada, e nessuno di più. La quinta è quella che ho imparato a scrivere con più fatica ed è la più utile, perché dice che cosa non farai tu, nemmeno quando alle sette di sera ti verrà voglia di aprire quel file, e rileggerla in quel momento funziona meglio di qualsiasi forza di volontà.
Quello che mi è costato
Mi è costato un po' d'orgoglio, devo dirlo, perché la prima volta che il lavoro è tornato diverso da come l'avrei fatto io ho dovuto tenere le mani ferme sotto la scrivania e dire soltanto grazie, e mi è costato qualche giornata in cui il risultato era buono ma non era il mio.
In cambio ho riavuto le sere, e ho scoperto che il collega, quando sa che cosa deve esistere a fine lavoro e chi controlla che cosa, la slide la sistema da solo con un punto elenco di meno e senza che nessuno glielo chieda.
La domanda per la settimana: qual è la cosa che stai riguardando adesso per la terza volta, e che cosa succederebbe se lunedì la lasciassi com'è?
Se vuoi la guida completa commenta DELEGA e ti mando il link per scaricarla.
Bonus — Ispirazione SEMPLICE
Libro: The One Minute Manager Meets the Monkey — Ken Blanchard, William Oncken Jr., Hal Burrows
L'idea al centro del libro
Il libro prende un'immagine semplice, la scimmia che salta da una spalla all'altra, per descrivere ciò che accade a chi guida quando un collaboratore gli porta un problema e se ne va senza il problema. Ogni scimmia rappresenta il prossimo passo di qualcosa, e il punto è stabilire chi deve farlo: finché il prossimo passo resta in capo al collaboratore la scimmia è sua, mentre nel momento in cui il responsabile dice «lascia, ci penso io» il tempo del responsabile diventa il tempo di tutti, e il suo calendario si riempie di compiti che appartengono ad altri.
Il passaggio che mi è servito questa settimana
Mi è servita la domanda di fondo, quella su di chi sia la scimmia, perché sposta il discorso dalla bravura alla proprietà: la slide delle sette non era un problema di margini, era una scimmia che avevo ripreso in braccio senza nemmeno accorgermene. Dico questo in parafrasi e non cito il testo, quindi vale la pena controllare la tua edizione se vuoi usare una frase precisa.
Cosa puoi portare nel tuo primo anno
Nel primo anno le scimmie arrivano con una gentilezza disarmante, sotto forma di «hai due minuti?» e «puoi dare un'occhiata?», e dire sì sembra il modo più educato di essere presente. Prova per una settimana a rispondere con una domanda sola, «tu che cosa proporresti come prossimo passo?», e osserva a chi resta in mano il lavoro dopo la conversazione.
